Cómo tener reuniones productivas

Demasiadas veces comenzamos una reunión y no nos damos cuenta de que dos tercios de los presentes no tienen idea de porqué están allí. Por supuesto, no hay tiempo para explicarles, estamos demasiado preocupados por cumplir la agenda. Al final de la reunión asumimos, sin verificarlo, que todos comprendieron los temas y se comprometieron con las decisiones.
Después, no se cumple lo que acordamos. Es un desastre. Y nos sorprendemos, ya que pensábamos que la reunión había sido estupenda. De hecho, siempre pensamos que cuantas menos preguntas se hagan, mejor. Si no hay preguntas, inferimos que todo el mundo entendió y estuvo de acuerdo.
David Meador,
Vicepresidente de Finanzas,
Compañía Eléctrica de Detroit

¿Querés salir de tus reuniones de trabajo con la sensación de que se aprovechó bien el tiempo? ¿Buscás que como consecuencia de compartir tiempo con tu equipo se potencien sus resultados? Ahora podés lograrlo, solo tenés que poner en práctica algunos principios en cada reunión en la que participes.

Algunos síntomas de que las reuniones no se toman en serio:

1. Se llega tarde.
2. Se usa el celular o la notebook para otros temas.
3. Se dibujan garabatos en las hojas mientras otros hablan.
4. No hay una agenda definida.

¿Qué podemos hacer para empezar a tener reuniones efectivas?

Asegurarnos de tener las herramientas, personas e información necesarias

1. Agenda: lista de temas a tratar y tiempo asignado a cada uno. Para que todos los participantes tengan la posibilidad de agregar más valor e ir preparados, deberá ser enviada con anticipación.
2. Personas clave: debemos asegurarnos de contar con su presencia, sin ellas la reunión pierde sentido.
3. Información clave: es fundamental tenerla disponible para poder tomar decisiones de valor.
4. Mantener el foco: corregir el rumbo cuando detectamos que alguien se desvía de los temas importantes.
5. Confianza: es fundamental que los participantes sean sinceros y transparentes para obtener buenos resultados.

Momentos de la reunión

Es conveniente estructurar las reuniones en bloques para avanzar con mayor efectividad:

1. Check-in: sirve para que todos estemos en sintonía. Fredy Kofman en el tomo 2 de su libro Metamanagement sugiere que cada participante tenga la oportunidad de responder en forma breve estas preguntas:
   • ¿Por qué este encuentro es relevante para mí y para mi equipo?
   • ¿Qué resultados quiero obtener al final de la reunión? ¿Por qué estos resultados son importantes para mi y para mi equipo?
   • ¿Tengo información significativa (profesional o personal) para compartir? Esto es importante para que el resto sepa el motivo de nuestra actitud en la reunión, por ejemplo: “Estoy preocupado porque hace dos días internaron a mi abuela”. Al compartir esto con el equipo evito que haya confusiones o alguien piense que no estoy interesado en lo que está diciendo.
2. Desarrollo: tratamiento punto por punto de los temas de la agenda en el tiempo asignado a cada uno.
3. Check-out: como suele decir Alan Sandoval, una buena reunión termina haciéndose tres preguntas (¿Qué?, ¿Quién? y ¿Para cuándo?). Para darle forma a esta sección podemos complementar con otras preguntas:
   • ¿Qué tareas me he comprometido a hacer y para cuándo? Lo que no tiene una fecha límite no se hace nunca.
   • ¿Quedó sin tratar algún tema importante para mí?
   • ¿Cuál es mi reflexión final sobre la reunión en cuanto a las tareas, la relación entre las personas y a mi estado de ánimo? Este punto es una gran oportunidad para hacer propuestas de mejora.

Definir roles claros

Para contribuir a que los momentos de la reunión se cumplan con fluidez y los temas sean tratados según el tiempo que merencen, en cada reunión que tengas debería haber una persona asumiendo estos roles:

1. Moderador: es quien se asegura de que la agenda esté lista y haya sido entregada a todos, ayuda a mantener el foco durante la reunión, se encarga de que estén disponibles las personas e información claves y centraliza todas las dudas y sugerencias que puedan surgir antes y durante la reunión.
2. Cronometrador: responsable de que la reunión inicie y finalice a tiempo y de que cada tema sea tratado según el tiempo designado en la agenda.
3. Secretario: toma nota de los temas más importantes que se van hablando, de las definiciones y responsabilidades que surgen y se encarga de enviar la minuta a todos los asistentes luego de que termina la reunión.

Varios de estos tips los aprendí en el Curso de Productividad y Eficiencia que dictan Federico Paz Miguens y Fabián Fiorito de Fitness Financiero. Recomiendo este curso a todos los que necesiten ordenar sus prioridades y quieran llegar al final de sus semanas con una sensación de haber logrado más cosas importantes.

Estos temas también los profundicé en el curso de Liderazgo y Conducción de Equipos de Trabajo que dicta Miguel Abadi en la Facultad de Ciencias Económicas de la UBA, ¡optativa super recomendada para todos los estudiantes de la casa!

Espero que estos tips te sean útiles, ¡te deseo unas reuniones muy efectivas!

¿Tenés algún aporte que quieras sumar? ¿Algo que te sirva en tus reuniones y no haya nombrado en este post? Podés compartirlo en un comentario o escribirme a marcos@nuevosactivos.com.